Man works on his finances using a laptop and calculator.

Jak obniżyć koszty druku

Drukowanie pozostaje kluczowe dla wielu organizacji, jednak często wiąże się z ukrytymi kosztami finansowymi i środowiskowymi. Ta strona przedstawia praktyczne strategie obniżania kosztów drukowania, od rozwiązań drukowania w chmurze po usprawnione zarządzanie drukowaniem, a jednocześnie zmniejszania ilości odpadów i zwiększania produktywności. Dowiedz się, jak obniżyć niepotrzebne koszty drukowania, oszczędzać zasoby i zwiększyć elastyczność dzięki bezpiecznym opcjom drukowania w chmurze.

Skontaktuj się z nami

A group of professionals in a modern office setting, actively participating in a discussion on how to reduce print cost.

Zoptymalizuj koszty drukowania

Od wielu lat mówi się o biurze bez papieru, ale to prognoza, która wciąż nie została zrealizowana. Faktem jest, że druk jest bardzo skuteczną formą komunikacji – badania wykazały, że wskaźniki zrozumienia są lepsze w przypadku czytania tekstu drukowanego niż cyfrowego¹, więc jest mało prawdopodobne, że wkrótce przestaniemy drukować.

Jednak drukowanie wiąże się z kosztami finansowymi oraz środowiskowymi dla firm, którymi należy starannie zarządzać. Szacuje się, że firmy wydają od jednego do trzech procent swoich przychodów na drukowanie rocznie². W połączeniu ze statystykami, według których około 50%³ wszystkich odpadów biznesowych to papier, a „44% wszystkich wydruków jest zbędnych”⁴, staje się jasne, że istnieje znaczny potencjał redukcji zarówno kosztów drukowania, jak i dalszego wpływu na środowisko.

Sposoby na obniżenie kosztów drukowania

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na obniżanie kosztów drukowania jest usprawnienie zarządzania drukowaniem, a jednym z najskuteczniejszych sposobów na usprawnienie zarządzania drukowaniem jest wdrożenie rozwiązania drukowania w chmurze. Ponieważ rozwiązanie drukowania w chmurze nie wymaga inwestycji w sprzęt serwera wydruku, oszczędności mogą być natychmiastowe.

Drukowanie w chmurze oferuje wiele innych możliwości obniżenia kosztów druku dzięki zwiększonej przejrzystości i kontroli, takich jak:

• Logowanie użytkownika – upewnij się, że tylko autoryzowani użytkownicy mogą drukować
• Ustaw limity – przypisywanie i monitorowanie limitów drukowania użytkowników może dostarczyć przydatnych danych i sprawić, że użytkownicy dwa razy się zastanowią, zanim klikną przycisk drukowania
• Przypisanie projektu – koszty kopiowania i drukowania można przypisać do konkretnych centrów kosztów lub projektów

Inne sposoby na obniżenie kosztów druku to przykładowo:

• Drukowanie dwustronne – potencjalnie zmniejsza zużycie papieru o połowę
• Minimalizacja druku kolorowego – druk kolorowy może być pięciokrotnie droższy niż druk monochromatyczny, więc wykorzystuj go tylko na wydruki, którymi chcesz zrobić wrażenie, np. na materiały do prezentacji dla klientów
• Korzystanie z opcji druku roboczego – w przypadku większości codziennych wydruków druk roboczy jest całkowicie wystarczający; drukuje się szybciej niż standardowy i zużywa mniej tonera
• Używanie odpowiedniego papieru do danego zadania – do codziennego druku monochromatycznego używaj papierów biurowych o lżejszej gramaturze (zwykle 75 lub 80g/m²), a do druku kolorowego wykorzystuj media o większej gramaturze oraz powlekane, czyli media droższe

A worm's-eye view to the modern building and the green tree in a sunny weather.

Zrównoważone drukowanie dzięki lepszemu zarządzaniu

Ponieważ zarządzanie drukowaniem w chmurze daje firmom i użytkownikom większą kontrolę i wgląd w aktywność drukowania, zmniejsza się prawdopodobieństwo wystąpienia niepotrzebnego drukowania dokumentów. Na przykład, mniej dokumentów zostanie odrzuconych z powodu błędów i mniej dokumentów pozostanie nieodebranych na tacach wyjściowych urządzeń.

Mniej drukowania oznacza również mniejsze zużycie zasobów – papieru, atramentu, tonera i energii elektrycznej – co dodatkowo zmniejsza wpływ na środowisko.

Jak obniżenie kosztów drukowania może zwiększyć produktywność

Korzyści płynące z redukcji kosztów drukowania dzięki drukowaniu w chmurze są odczuwalne na wiele sposobów. Dla działów IT oznacza to, że czas, który wcześniej byłby przeznaczony na administrację, serwisowanie i konserwację drukarek, może być wykorzystany bardziej produktywnie gdzie indziej. Dla użytkowników oznacza to, że mogą bezpiecznie drukować z dowolnego urządzenia podłączonego do internetu, z dowolnej lokalizacji, zapewniając elastyczność niezbędną do pracy zdalnej lub hybrydowej.

Źródła odniesień

1 ScienceNewsExplores

2 CBS News

3 Business Waste

4 Intelsol

FAQ

Czy cyfrowe rozwiązania alternatywne mogą pomóc zmniejszyć liczbę wydruków?

Zdecydowanie. Można zmniejszyć liczbę wydruków i zaoszczędzić pieniądze, zapisując dokumenty w formacie PDF lub korzystając z chmury.

Czy rodzaj papieru wpływa na koszty druku?

Tak, użycie standardowego papieru biurowego zamiast opcji premium obniży koszty. Innym ekonomicznym rozwiązaniem może być papier z recyklingu.

Jakie są korzyści z oprogramowania do zarządzania drukowaniem?

Pomaga ono śledzić zużycie, ustalać limity wydruków i znajdować obszary, w których można obniżyć koszty. Inwestycja w takie oprogramowanie może przynieść długoterminowe oszczędności.

Jaki wpływ na koszty druku ma wybór czcionek?

Najbardziej oszczędne czcionki, redukujące zużycie tonera, to te o cieńszych liniach i mniejszej „masie”, pośród takich czcionek wyróżniają się specjalne takie jak Ecofont (z dziurkami) i Ryman Eco, oraz standardowe, takie jak Century Gothic, Garamond, Times New Roman, Arial i Calibri, które dzięki swojej konstrukcji zużywają mniej barwnika niż fonty o grubych konturach (np. Impact).

Czy drukować w kolorze, czy w czerni i bieli?

W większości przypadków najlepiej pozostać przy druku czarno-białym, chyba że kolor jest niezbędny. Drukowanie w kolorze zazwyczaj jest droższe.

A businesswoman shaking hands with a colleague in a cozy meeting room, finalizing a plan to implement cloud printing solutions to reduce IT costs.

Jeśli chcesz obniżyć koszty druku w swojej firmie, skontaktuj się z nami

Skontaktuj się z nami