Hoe printkosten te verlagen

Printen blijft van groot belang voor veel organisaties, maar het brengt vaak verborgen financiële en milieukosten met zich mee. Op deze pagina vind je praktische strategieën om de printkosten te verlagen, van cloud printing-oplossingen tot verbeterd printbeheer, terwijl je tegelijkertijd verspilling vermindert en de productiviteit verhoogt. Ontdek hoe je onnodige printkosten kunt besparen, middelen kunt besparen en je flexibiliteit kunt vergroten met veilige, cloudgebaseerde printopties.

Contacteer ons

Hoe je de printkosten kunt verlagen

Er wordt al jaren gesproken over het papierloze kantoor, maar die voorspelling is nog niet uitgekomen. De waarheid is dat print een zeer effectieve vorm van communicatie blijft – onderzoek toont zelfs aan dat tekst beter wordt begrepen wanneer deze op papier staat in plaats van digitaal¹. Het is dus onwaarschijnlijk dat we snel zullen stoppen met printen.

Toch brengen printen wel financiële en milieukosten met zich mee voor bedrijven, die goed beheerd moeten worden. Geschat wordt dat bedrijven jaarlijks tussen de één en drie procent van hun omzet uitgeven aan printen². Voeg daarbij dat ongeveer 50%³ van al het bedrijfsafval uit papier bestaat en dat “44% van alle printouts overbodig”⁴ is, en het is duidelijk dat er veel ruimte is om zowel de printkosten als de milieu-impact te verlagen.

Manieren om printkosten te verlagen

Een van de meest effectieve manieren om de printkosten te verlagen, is door het printbeheer te verbeteren. En een van de beste manieren om je printbeheer te verbeteren, is door een cloud printing-oplossing te gebruiken. Omdat een cloud printing-oplossing geen investering in printserver-hardware vereist, kun je direct besparen.

Cloud printing biedt bovendien tal van andere mogelijkheden om de printkosten te verlagen dankzij de toegenomen zichtbaarheid en controle, zoals:

• Gebruikerslogin – zorg ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers kunnen printen
• Stel quota in – het toewijzen en monitoren van printquota per gebruiker levert nuttige data op en zorgt ervoor dat gebruikers twee keer nadenken voordat ze op de printknop drukken
• Projecttoewijzing – kopieer- en printkosten kunnen worden toegewezen aan specifieke kostenplaatsen of projecten

Andere manieren om printkosten te verlagen zijn:

• Dubbelzijdig printen – kan het papierverbruik halveren
• Gebruik kleurprinten alleen wanneer nodig – kleurprinten kan wel vijf keer duurder zijn dan zwart-wit printen, dus bewaar dit voor momenten waarop je indruk wilt maken, zoals bij hand-outs voor klantpresentaties
• Gebruik de conceptmodus voor printen – voor de meeste dagelijkse printtaken is de conceptmodus meer dan voldoende; het print sneller dan de standaardmodus
• Gebruik het juiste papier voor de taak – gebruik lichter kantoorpapier (meestal 75 of 80 g/m²) voor dagelijks zwart-wit printen en bewaar het zwaardere, duurdere papier voor kleurenprints

Hoe printkosten verlagen ook de milieubelasting vermindert

Omdat cloudprintbeheer bedrijven en gebruikers meer controle en inzicht geeft in hun printactiviteiten, is de kans kleiner dat documenten onnodig worden geprint. Zo zullen er minder documenten worden weggegooid vanwege fouten, en blijven er minder documenten ongebruikt op printers liggen.

Minder printen betekent ook minder gebruik van middelen – papier, inkt, toner, cartridges, elektriciteit – wat de ecologische voetafdruk verder verkleint.

Hoe het verlagen van printkosten de productiviteit kan verhogen

De voordelen van het verlagen van printkosten met cloud printing zijn op veel manieren merkbaar. Voor IT-afdelingen betekent het dat tijd die anders besteed zou worden aan administratie, onderhoud en reparatie van printers, productiever elders kan worden ingezet. Voor gebruikers betekent het dat ze veilig kunnen printen vanaf elk apparaat met internetverbinding, waar ze ook zijn. Dit biedt de flexibiliteit die nodig is om op afstand of hybride te werken.

Referenties

1 ScienceNewsExplores

2 CBS News

3 Business Waste

4 Intelsol

FAQ

Beïnvloedt het type papier de printkosten?

Ja, het gebruik van standaard kantoorpapier in plaats van premium opties verlaagt de kosten. Gerecycled papier kan ook een voordelige keuze zijn.

Kunnen digitale alternatieven helpen om printen te verminderen?

Absoluut. Je kunt printen verminderen en kosten besparen door documenten als PDF op te slaan of gebruik te maken van cloudopslag.

Wat is het voordeel van printbeheer software?

Dit helpt om gebruik bij te houden, printquota in te stellen en gebieden te vinden waar kosten kunnen worden verminderd. Investeren in deze software kan op lange termijn besparingen opleveren. Uit cijfers blijkt dat invoeren van printbeheer software de printkosten 10 tot 20% kan verlagen.

Hoe beïnvloedt lettertypekeuze de printkosten?

Bepaalde lettertypen gebruiken meer inkt dan andere. Om kosten te verlagen, kies je voor inktbesparende lettertypen zoals Century Gothic of Ryman Eco.

Moet ik in kleur of zwart-wit printen?

Het is het beste om zwart-wit te printen, tenzij kleur noodzakelijk is. Kleur printen kan uiteindelijk duurder zijn.

Aan de slag

Klaar om de printkosten van je bedrijf te verlagen? Neem contact met ons op.

Contacteer ons