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Comment réduire les coûts d’impression?

L’impression reste incontournable pour de nombreuses entreprises, bien qu’elle soit souvent associée à des coûts financiers et environnementaux cachés. Vous trouverez ici des solutions pratiques qui permettent de réduire ces coûts, tout en limitant le gaspillage et en boostant la productivité. Découvrez comment éliminer les dépenses d’impression inutiles, économiser les ressources et gagner en souplesse avec des options sécurisées d’impression dans le cloud.

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Optimisation des coûts d’impression

On entend parler du bureau « sans papier » depuis des années, mais c’est encore loin d’être une réalité. De fait, l’impression reste un outil de communication extrêmement efficace. Selon certaines études, les taux de compréhension sont meilleurs à la lecture d’un texte imprimé que d’un affichage numérique¹. L’impression a donc encore de beaux jours devant elle.

Pour les entreprises, elle a cependant un coût financier et environnemental qu’il convient de gérer soigneusement. On estime que les entreprises y consacrent entre 1 et 3 % de leurs revenus chaque année². De plus, comme environ 50 %³ des déchets professionnels sont du papier et que « 44 % de la totalité des impressions sont inutiles »⁴, il y a de quoi réduire nettement les coûts d’impression et l’impact environnemental.

Bonnes pratiques pour réduire les coûts d’impression

Le meilleur moyen de réduire les coûts d’impression est de mettre en place une politique de gestion de l’impression et d’adopter une solution d’impression dans le cloud. Étant donné que cette dernière ne demande aucun investissement dans un serveur matériel, les économies peuvent être immédiates.

L’impression dans le cloud offre de nombreuses possibilités de réduction des coûts, grâce à une meilleure visibilité et un contrôle accru :

• Connexion sécurisée – seuls les utilisateurs autorisés peuvent lancer une impression.
• Quotas d’impression – l’attribution et le suivi de quotas d’impression peuvent fournir des informations utiles et inciter les utilisateurs à réfléchir à deux fois avant d’appuyer sur la touche « Imprimer ».
• Affectation à un projet – les frais de photocopie et d’impression peuvent être affectés à des centres de coûts ou des projets spécifiques.

• Impression recto verso – elle divise potentiellement par deux la consommation de papier.
• Impression en couleur réduite au minimum – l’impression en couleur peut être cinq fois plus coûteuse qu’une impression monochrome. Réservez-la aux documents destinés à attirer l’attention, par exemple, les présentations client.
• Option brouillon – pour la plupart des impressions du quotidien, le mode brouillon est parfaitement adapté. Il est aussi plus rapide que l’impression standard.
• Choix du papier – utilisez du papier standard de faible grammage (75 ou 80 g/m²) pour les impressions monochromes et du papier de grammage supérieur pour les impressions couleur.

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Impression plus durable grâce à une meilleure gestion

L’impression dans le cloud offre un contrôle et une visibilité accrus, ce qui limite la probabilité d’imprimer à mauvais escient. Ainsi, moins de documents seront oubliés sur les imprimantes ou jetés parce qu’ils contiennent des erreurs.

La réduction des impressions se traduit par une moindre consommation des ressources (papier, encre, toner, cartouches, électricité), ce qui diminue l’empreinte environnementale.

Comment la réduction des coûts d’impression peut-elle améliorer la productivité?

Les avantages de la réduction des coûts d’impression grâce à la migration dans le cloud sont multiples. Pour les services informatiques, le temps qu’auraient nécessité des tâches administratives ou de maintenance des imprimantes peut être consacré à des activités plus productives. Quant aux utilisateurs, ils peuvent imprimer en toute sécurité depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, où qu’ils se trouvent, ce qui leur offre toute la souplesse indispensable au travail hybride ou à distance.

Références

1 ScienceNewsExplores

2 CBS News

3 Business Waste

4 Intelsol

Foire aux questions

Les alternatives digitales peuvent-elles contribuer à réduire les impressions?

Absolument. Vous pouvez réduire vos impressions et les coûts associés en enregistrant vos documents au format PDF ou en les stockant dans le cloud.

Le type de papier utilisé a-t-il un effet sur les coûts d’impression?

Oui. L’utilisation de papier standard plutôt que de papier premium fait baisser les coûts. Le papier recyclé s’avère également plus économique.

Quel est l’intérêt d’un logiciel de gestion d’impression?

Il permet de suivre l’utilisation, d’établir des quotas d’impression et d’identifier les axes de réduction des coûts. Le recours à ce type de logiciel peut générer des économies sur le long terme.

Le choix de la police de caractères a-t-il un effet sur les dépenses d’impression?

Certaines polices de caractères consomment plus d’encre que d’autres. Privilégiez celles qui permettent de l’économiser, comme Century Gothic ou Ryman Eco.

Est-il préférable d’imprimer en couleur ou en noir et blanc?

La plupart du temps, mieux vaut vous en tenir au noir et blanc, car l’impression en couleur peut revenir plus cher.

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