Man works on his finances using a laptop and calculator.

Sänk era utskriftskostnader

Den här sidan presenterar praktiska tillämpningar för att minska utskriftskostnader, från molnbaserade lösningar till förbättrad utskriftshantering, med mindre svinn och ökad produktivitet. Lär er hur ni kan skära ner på onödiga utskriftskostnader, spara resurser och öka er flexibilitet med säkra, molnbaserade utskriftsalternativ.

Kontakta oss

A group of professionals in a modern office setting, actively participating in a discussion on how to reduce print cost.

Optimera era utskriftskostnader

Pratet om det papperslösa kontoret har pågått i många år, men vi är fortfarande inte där. Faktum är att tryckta medier är en mycket effektiv kommunikationsform. Forskning har visat att man tar till sig tryckt text bättre jämfört med digital text¹, så utskrifter kommer sannolikt att leva kvar ett tag till.

Dock innebär utskriftsarbeten ekonomiska och miljömässiga kostnader som behöver hållas under uppsikt. En uppskattning är att företag spenderar mellan en och tre² procent av sina intäkter på utskrifter varje år och cirka 50%³ av allt avfall är papper och att ”44 % av alla utskrifter är onödiga”⁴. Det finns med andra ord en stor potential att minska både utskriftskostnaderna och miljöpåverkan.

Olika sätt att sänka utskriftskostnaderna

Ett av de mest effektiva sätten att minska utskriftskostnaderna är att förbättra utskriftshanteringen, och ett av de mest effektiva sätten är att tillämpa en lösning för utskrifter i molnet. Eftersom en sådan lösning inte kräver några hårdvaruinvesteringar för exempelvis en skrivarserver, kan besparingarna bli omedelbara.

Utskrifter i molnet ger många andra möjligheter att minska utskriftskostnaderna tack vare ökad synlighet och kontroll, till exempel:

• Användarinloggning – se till att endast behöriga användare kan skriva ut
• Ställa in kvoter – att tilldela och övervaka kvoter för användarutskrifter kan ge användbar information och få användare att tänka till en extra gång innan de klickar på utskriftsknappen
• Kostnadsställen – kopierings- och utskriftskostnader kan tilldelas specifika kostnadsställen eller projekt

Andra sätt att sänka utskriftkostnaderna:

• Dubbelsidiga utskrifter – kan potentiellt halvera pappersförbrukningen
• Minimera färgutskrifter – färgutskrifter kan kosta upp till fem gånger mer än svartvita utskrifter, så spara dem tills de verkligen behövs, t ex utskrifter av kundpresentationer
• Använd utkastinställning – för de flesta utskrifter räcker utkastutskrifter, det innebär att skrivaren använder mindre toner och skriver ut i högre hastighet med något lägre kvalitet. Oftast räcker denna kvalitet för de flesta utskrifterna
• Använd rätt papper – använd vanligt kontorspapper (75 eller 80 g/m2) för svartvita utskrifter som inte kräver hög kvalitet. Spara tjockare, dyrare papper för färgutskrifter

A worm's-eye view to the modern building and the green tree in a sunny weather.

Hållbara utskrifter genom bättre styrning

Eftersom hantering av utskrifter i molnet ger företag och användare större kontroll och synlighet över utskriftsaktiviteten, är det mindre troligt att dokument skrivs ut i onödan. Till exempel kommer färre dokument att kasseras på grund av att de innehåller fel, och färre dokument kommer att lämnas vid skrivaren.

Färre utskrifter innebär också lägre användning av resurser – papper, bläck, toner, patroner, elektricitet – vilket ytterligare minskar miljöpåverkan.

Hur minskade utskriftskostnader kan öka produktiviteten

Fördelarna med att minska utskriftskostnaderna genom utskrifter i molnet kan visa sig på många sätt. För IT-avdelningar betyder det att tid som skulle ha lagts på admin eller service och underhåll av skrivare kan läggas på annat. För användare betyder det att de på ett säkert sätt kan skriva ut från vilken internetansluten enhet som helst, varifrån som helst, vilket ger den flexibilitet som behövs för att stödja distans- eller hybridarbete.

Referenser

1 ScienceNewsExplores

2 CBS News

3 Business Waste

4 Intelsol

FAQ

Kan digitala alternativ hjälpa till att minska antalet utskrifter?

Ja, du kan minska utskriftsvolymen och spara pengar genom att spara dokument som PDF-filer eller använda molnlagring.

Påverkar typen av papper utskriftskostnaderna?

Ja, att använda vanligt kontorspapper istället för premiumpapper minskar kostnaderna. Återvunnet papper kan också vara ett kostnadseffektivt alternativ.

Vad är fördelen med speciell programvara för utskriftshantering?

Programvara för utskriftshantering hjälper till att spåra användning, sätta utskriftskvoter och identifiera områden där kostnader potentiellt kan minskas. Långsiktiga besparingar kan uppnås genom att investera i sådan programvara.

Hur påverkar valet av teckensnitt utskriftskostnader?

Vissa teckensnitt använder mer bläck än andra. För att minska kostnaderna kan du välja bläckbesparande teckensnitt som Century Gothic eller Ryman Eco.

Bör jag skriva ut i färg eller svartvitt?

I de flesta fall är det bäst att hålla sig till svartvita utskrifter, om inte färgutskrifter är nödvändigt, då de oftast är dyrare.

A businesswoman shaking hands with a colleague in a cozy meeting room, finalizing a plan to implement cloud printing solutions to reduce IT costs.

Kom igång

Om du är redo att sänka ditt företags utskriftskostnader, kontakta oss

Kontakta oss redan idag.

Kontakta oss