An image of a fingerprint surrounded by the digital icons, highlighting the need of a secure printing solution.

Säkra utskrifter

Skydda din data på jobbet. Hur håller ni era dokument säkra? Lär er mer om potentiella säkerhetsrisker och hur ni skyddar er från dem med hjälp av pull print-teknik, end-to-end-kryptering och modern, kraftfull programvara för utskriftshantering.

Kontakta oss

Vad är Säkra utskrifter?

Behovet av att skapa en säker utskriftsmiljö har under de senaste åren fått allt högre prioritet bland många organisationer, delvis på grund av hot från det föränderliga cyberlandskapet, men också på grund av hybridarbetet. I och med att fler av oss delvis eller helt jobbar på distans, är frågan: hur och var skriver vi ut arbetsrelaterade dokument?

Hand holding a glowing alert symbol surrounded by different icons, symbolizing the need for secure document printing solutions.

Vilka är de potentiella säkerhetsriskerna?

Säkerhetsriskerna för utskrifter är högre i en direktutskriftsmiljö där ingen programvara för utskriftshantering är installerad och dokument skrivs ut automatiskt efter att användaren har klickat på ”skriv ut”. Felen beror ofta på den mänskliga faktorn, exempelvis:

• Bortglömda utskrifter

• Val av fel skrivare, utskriften kommer inte där man har tänkt sig.

• Dokument åker rakt ner i papperskorgen

Förutom onödiga utskrifter, finns en risk att utskrifter hamnar i fel händer. Är dessa dokument dessutom konfidentiella är skadan än större.

Skriv ut dokument på ett säkert sätt

Programvara för utskriftshantering via SaaS Cloud printing, minimerar risken för mänskliga fel tack vare flera säkerhetsfunktioner:

End-to-end-kryptering, från utskrift from job submission to printing
Programvara för utskriftshantering för att kontrollera och övervaka åtkomst
Zero-trust-arkitektur – användare måste autentisera sig varje gång de skriver ut, med till exempel kortautentisering, PIN-kod, mobiltelefon eller användarnamn och lösenord
Utskriftsjobb skrivs ut först när användaren har identifierat sig och bekräftat utskriften vid skrivaren

När ett dokument har skrivits ut, så är det självklart upp till användaren att ta hand om det, därmed är det viktigt att ha tydliga policyer och processer för säkra utskrifter.

Är det någon skillnad mellan säkra utskrifter och pull print?

Möjligheten att skriva ut säkert är en viktig fördel när det gäller Cloud printing. Det gör att ett utskriftsjobb kan hållas i en kö och släppas först när användaren har identifierat sig och fysiskt står vid skrivaren.

Pull print är lika säkert, men istället för att utskriftsjobbet tilldelas en specifik skrivare kan den skickas till valfri aktiverad skrivare på användarens arbetsplats. Det är en funktion som är särskilt användbar för personer som ofta befinner sig på olika fysiska platser.

FAQ

Vad innebär Säkra dokumentutskrifter?

Säkra dokumentutskrifter säkerställer att endast behöriga personer har tillgång till utskrivna dokument. Det kräver autentiseringsmetoder som åtkomstkoder eller passerkort för att släppa utskriftsjobb.

Varför är det viktigt att säkra utskrivna dokument?

Det förhindrar att obehöriga personer får åtkomst till konfidentiell information, minimerar risken för dataintrång och säkerställer att lagar för dataskydd efterlevs.

Hur fungerar Säkra dokumentutskrifter?

Användare verifierar sin identitet vid skrivaren innan deras dokument skrivs ut. Detta kan ske genom att exempelvis ange en kod eller använda ett ID-kort.

Vilka typer av dokument kräver säkra utskrifter? Drar nytta av?

Alla dokument som innehåller känslig information, såsom finansiella rapporter, person- och medicinska uppgifter eller företagshemligheter, bör skrivas ut säkert.

Hur säkerställer man en säker utskriftsmiljö?

För att upprätthålla säkerheten är det viktigt att man uppdaterar skrivarmjukvaran regelbundet, använderstarka lösenord, begränsar åtkomst till behöriga användare, skickar data krypterat och övervakaranvändningsloggar för att upptäcka misstänkt aktivitet.

Three professionals are engaged in a discussion sitting around the glass table, collaborating on print management strategies.

Kom igång

Behöver ni ser över säkerheten för era dokumentutskrifter?

Bli kontaktad.

Kontakta oss