An authorisation lock screen, asking for username and password, pointing out to the importance of having the ability to print securely.

Säkra utskrifter

Även om storleken på arbetsgruppen förändras och printmarknaden krymper, är dokumentutskrifter fortfarande viktigt för många företag. Särskilt idag, med människor som arbetar från olika platser, är det viktigt att dokument kan skrivas ut säkert varifrån som helst, för att skydda viktig data från att hamna fel. På den här sidan presenterar vi säkra utskrifter med vår pull print-teknik och Zero Trust-principer.

Kontakta oss

Vad är säkra utskrifter?

*Enligt en studie från 2023 hävdar 61 % av organisationerna att de har upplevt dataförluster på grund av bristfälliga utskriftsmetoder. En av de viktigaste faktorerna som nämndes var utskrifter från hemmakontoren och att anställda inte gjorde sig av med konfidentiell information på ett säkert sätt.*

Med en alltmer decentraliserad personalstyrka har utskrifter från hemmakontoren och fjärrutskrifter blivit allt vanligare. Men många organisationers infrastruktur för utskriftlösningar har inte lyckats hålla jämna steg när det gäller säkerhet, vilket ökar risken för dataintrång.

För att skapa en säker utskriftsmiljö är det viktigt att se bortom IT-säkerhet och brandväggar – även om det förstås är en del av det – till hela utskriftsprocessen, från vem som kan skriva ut vad och varifrån, till vad som händer med dokumentet när man har skrivit ut det.

Hands typing on a keyboard with secure network icons, symbolizing secure printing.

Därför är säkerheten så viktig

Många branscher har sedan länge verkat i en strikt efterlevnadskultur när det kommer till konfidentiell information. Men sedan 2018 och införandet av den allmänna dataskyddsförordningen, GDPR, har alla som samlar in eller behandlar personuppgifter från EU-medborgare varit tvungen att följa dataskyddsförordningen. Eftersom GDPR gäller för både tryckt och digital data är det viktigt att se till att utskriftsmiljöerna är säkra.

Säkra utskrifter i molnet

Då många organisationer har flyttat sin IT-infrastruktur till molnet för att stödja olika krav på flexibilitet för en hybrid arbetsplats och ofta geografiskt spridd arbetsgrupp, har infrastrukturen för utskriftslösningar ofta förbisetts.

Om ni redan har flyttat andra IT-tillgångar till molnet, finns det en fördel att även flytta era utskrifter till molnet, särskilt för organisationer som har begränsat internt IT-stöd.

Genom att byta till en SaaS-lösning hanteras varje aspekt av utskriftsprocessen, noggrant och säkert i en molnmiljö. Men innan ni genomför övergången, se till att kontrollera var er data kommer att lagras. Om den lagras utanför EU kommer lösningen inte att vara GDPR-kompatibel.

Toshibas lösningar för utskrifter i molnet använder exempelvis Microsoft Azure, där data lagras i ISO-certifierade datacenter inom EU. Det betyder att din organisations data har skydd 24/7 mot virus och hackningsattacker, plus att det alltid finns en säkerhetskopia.

Funktioner och fördelar med säkra utskrifter i molnet

Utskrifter i molnet stöder inte bara Säkra utskrifter utan bidrar också till högre produktivitet och mindre pappersspill. Här är några av anledningarna till att välja molnet för Säkra utskrifter:

Pull printing

– från listan över utskriftsjobb kan användare välja vilka de faktiskt vill skriva ut.

Zero-trust printing

– säkerställer att anslutningen och utskriftsjobben verifieras innan åtkomst beviljas.

Höjd produktivitet

– användare kan skicka ett dokument för utskrift utan att behöva rusa till skrivaren för att hämta det; istället kan de fortsätta arbeta tills de är redo att hämta utskriften vid skrivaren. Dokumentet skrivs ut först när användaren har identifierat sig vid skrivaren.

Mindre pappersspill

– eftersom ett jobb bara skrivs ut när användaren väljer att skriva ut det, minskar risken för onödiga utskrifter.

Referenser:

* quocirca.com

FAQ

Vad är Säkra utskrifter?

Tjänsten Säkra utskrifter säkerställer att dokument endast skrivs ut när användaren är identifierad, vilket skyddar konfidentiella data. Det kräver ofta en PIN-kod, lösenord eller ID-kort för att godkänna /släppautskriftsjobb.

Varför är Säkra utskrifter viktigt?

Det skyddar konfidentiell information från obehörig åtkomst och minskar onödiga utskrifter. Detta är särskilt viktigt för företag som hanterar känslig data.

Hur fungerar Säkra utskrifter?

Användaren skickar sitt dokument till en säker utskriftskö. För att skriva ut dokumentet krävs autentisering vid skrivaren, vanligtvis med en PIN-kod eller ett ID-kort.

Vilka säkerhetsrisker hanteras med Säkra utskrifter?

Säkra utskrifter säkerställer att känsliga dokument inte lämnas obevakade eller hamnar hos obehöriga personer. Detta minskar risken för dataintrång och informationsläckor.

Påverkar Säkra utskrifter utskriftshastigheten?

Det kan förekomma en viss fördröjning eftersom användare måste autentisera sig vid skrivaren, men säkerhetsfördelarna väger oftast upp för detta.

Three professionals are engaged in a discussion sitting around the glass table, collaborating on print management strategies.

Kom igång

Osäker på er säkerhet för utskrifter?

Kontakta oss.

Kontakta oss