Beveiligd documentprinten

Bescherm je gegevens op het werk. Ontdek hoe je documenten veilig kunt houden in de voortdurend veranderende werkomgeving van vandaag. Leer meer over potentiële beveiligingsrisico’s en hoe je jezelf hiertegen kunt beschermen met behulp van pull-printtechnologie, end-to-end-encryptie en moderne, robuuste print management software.

Contacteer ons

Wat is veilig documentprinten?

De behoefte aan een veilige printomgeving is de afgelopen jaren hoger op de prioriteitenlijst van veel organisaties komen te staan. Dit komt deels door de steeds veranderende dreigingen op het gebied van cyberbeveiliging, maar ook door het veranderende werklandschap. Nu steeds meer mensen overstappen op werken op afstand of hybride werken, wordt er meer aandacht besteed aan hoe en waar we werkgerelateerde documenten printen en wat er met die documenten gebeurt nadat ze zijn afgedrukt.

Wat zijn de potentiële risico's van printbeveiliging?

Printbeveiligingsrisico’s zijn groter in een directe printomgeving waar geen print management software is geïnstalleerd en documenten automatisch worden vrijgegeven nadat de gebruiker op ‘print’ heeft geklikt. Een groot deel van het risico komt neer op menselijke fouten:

• Achtergelaten of vergeten printopdrachten
• Verkeerde printer geselecteerd
• Documenten in de prullenbak gegooid in plaats van op de juiste manier vernietigd

Naast het potentiële verspillingselement, brengt deze nonchalante benadering van printen het risico met zich mee dat vertrouwelijke documenten in verkeerde handen vallen.

Hoe kun je documenten beveiligd printen?

Print management software , beschikbaar via SaaS-cloud printing, elimineert veel van de risico’s van menselijke fouten dankzij meerdere beveiligingscontroles:

End-to-end-encryptie, van het indienen van de opdracht tot het afdrukken
Print management software om toegang te controleren en te monitoren
Zero-trust-architectuur – gebruikers moeten zich elke keer authentiseren wanneer ze printen, bijvoorbeeld via kaartauthenticatie, PIN, mobiele telefoon of gebruikersnaam en wachtwoord
Printopdrachten worden pas vrijgegeven of ‘opgehaald’ voor printen wanneer de gebruiker bij de printer staat en is ingelogd

Natuurlijk, zodra een document is afgedrukt, ligt de verantwoordelijkheid weer bij mensen. Daarom is het belangrijk om veilige printbeleid en procedures in te voeren en te handhaven.

Is er een verschil tussen veilig printen en pull printen?

De mogelijkheid om veilig te printen is een belangrijk voordeel van cloud printing software. Hiermee kan een printopdracht in een wachtrij worden gehouden en pas worden vrijgegeven wanneer de gebruiker zijn identiteit heeft geverifieerd en fysiek bij de printer staat.

Pull print is even veilig, maar in plaats van dat de printopdracht aan één specifieke printer wordt toegewezen, kan deze naar elke geactiveerde printer in de werkplek van de gebruiker worden ‘opgehaald’. Deze functionaliteit is vooral handig voor werknemers die zich tussen verschillende locaties verplaatsen.

FAQ

Wat is veilig document printen?

Veilig document printen zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot afgedrukte documenten. Dit vereist vaak authenticatiemethoden, zoals toegangscodes of swipe-kaarten om printopdrachten vrij te geven.

Waarom is het belangrijk om documenten te beveiligen?

Het beveiligen van documenten voorkomt ongeautoriseerde toegang tot vertrouwelijke informatie, vermindert het risico op datalekken en voldoet aan regelgeving voor gegevensbescherming.

Hoe werkt veilig document printen?

Veilig printen houdt in dat gebruikers hun identiteit verifiëren bij de printer voordat hun documenten worden vrijgegeven. Dit kan bestaan uit het invoeren van een toegangscode of het gebruiken van een ID-kaart. Ook kan veilig documenten printen ervoor zorgen dat bepaalde categorie documenten niet afgedrukt kan worden ivm de gevoeligheid van deze documenten.

Welke documenten vereisen veilig printen?

Alle documenten met gevoelige informatie, zoals financiële gegevens, persoonlijke en medische gegevens, of eigendomsinformatie, moeten veilig worden afgedrukt.

Hoe zorg ik ervoor dat mijn printomgeving veilig is?

Houd de printersoftware up-to-date, gebruik sterke wachtwoorden, beperk de toegang tot geautoriseerde gebruikers, zorg ervoor dat je gegevens versleuteld worden verzonden en monitor logboeken voor verdachte activiteiten.

Aan de slag

Wil je de beveiliging van jouw documentprinten verhogen?

Neem vandaag nog contact met ons op.

Contacteer ons