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Come ridurre i costi di stampa

La stampa rimane fondamentale per molte organizzazioni; tuttavia, spesso comporta costi nascosti sia economici che ambientali. Questa pagina offre strategie pratiche per ridurre i costi di stampa, dalle soluzioni di stampa in cloud a una gestione più efficiente dei processi di stampa, contribuendo anche a ridurre gli sprechi e migliorare la produttività. Scopri come eliminare i costi di stampa non necessari, risparmiare risorse e aumentare la flessibilità grazie a opzioni di stampa sicure basate sul cloud.

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Ottimizza i tuoi costi di stampa

Si parla di ufficio senza carta da anni, ma è una previsione che non si è ancora realizzata. La realtà è che la stampa è una forma di comunicazione altamente efficace: ricerche hanno dimostrato che i tassi di comprensione sono migliori quando si legge un testo stampato rispetto a uno digitale¹, quindi è improbabile che smetteremo di stampare nel prossimo futuro.

Tuttavia, la stampa comporta costi economici e ambientali per le aziende, che devono essere gestiti con attenzione. Si stima che le aziende spendano tra l’1% e il 3% del loro fatturato annuale in stampa². Se si considera anche che circa il 50%³ dei rifiuti aziendali è costituito da carta, e che “il 44% di tutte le stampe è superfluo”⁴, è evidente che esiste un grande potenziale per ridurre sia i costi di stampa che l’impatto ambientale.

Strumenti per ridurre i costi di stampa

Uno dei modi più efficaci per ridurre i costi di stampa è migliorare la gestione della stampa, e uno dei modi migliori per migliorare la gestione della stampa è adottare una soluzione di stampa in cloud. Poiché una soluzione di stampa in cloud non richiede investimenti in hardware per server di stampa, i risparmi possono essere immediati.

La stampa in cloud offre numerose altre opportunità per ridurre i costi di stampa grazie alla maggiore visibilità e controllo, come ad esempio:

• Login utente – garantisce che solo gli utenti autorizzati possano stampare
• Imposta quote – assegnare e monitorare le quote di stampa per utente può fornire dati utili e far riflettere prima di premere il pulsante di stampa
• Assegnazione ai progetti – i costi di copia e stampa possono essere attribuiti a specifici centri di costo o progetti

Altri modi per ridurre i costi di stampa includono:

• Stampa fronte-retro – consente di dimezzare il consumo di carta
• Ridurre al minimo l’uso della stampa a colori – la stampa a colori può costare fino a cinque volte di più rispetto a quella in bianco e nero, quindi riservala per occasioni importanti, come le presentazioni ai clienti
• Usa l’opzione di stampa in bozza – per la maggior parte delle stampe quotidiane, la modalità bozza è più che sufficiente e stampa anche più velocemente
• Usa la carta giusta per ogni esigenza – utilizza carta da ufficio più leggera (di solito 75 o 80 g/m²) per la stampa quotidiana in bianco e nero e riserva la carta più pesante e costosa per la stampa a colori

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Stampa sostenibile attraverso una gestione migliore

Poiché la gestione della stampa tramite cloud offre alle aziende e agli utenti un maggiore controllo e una maggiore visibilità sulle attività di stampa, è meno probabile che i documenti vengano stampati inutilmente. Ad esempio, un numero inferiore di documenti verrà scartato perché contiene errori e meno documenti verranno lasciati non ritirati sulle stampanti.

Stampare meno significa anche utilizzare meno risorse – carta, inchiostro, toner, cartucce, elettricità – riducendo ulteriormente l’impatto ambientale.

Come la riduzione dei costi di stampa può aumentare la produttività

I vantaggi della riduzione dei costi di stampa tramite la stampa cloud si fanno sentire in molti modi. Per i reparti IT, significa che il tempo che sarebbe stato dedicato ad attività amministrative o alla manutenzione delle stampanti può essere impiegato in modo più produttivo altrove. Per gli utenti, significa poter stampare in modo sicuro da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, da qualsiasi luogo, offrendo la flessibilità necessaria per supportare il lavoro da remoto o ibrido.

Riferimenti

1 ScienceNewsExplores

2 CBS News

3 Business Waste

4 Intelsol

FAQ

Le alternative digitali possono aiutare a ridurre la stampa?

Assolutamente sì. È possibile ridurre la stampa e risparmiare denaro salvando i documenti in formato PDF o utilizzando servizi di archiviazione cloud.

Il tipo di carta influisce sui costi di stampa?

Sì, l’uso di carta standard da ufficio, invece di opzioni premium, consente di ridurre i costi. Anche la carta riciclata può essere una scelta economica ed ecologica.

Qual è il vantaggio di un software di gestione della stampa?

Aiuta a monitorare l’utilizzo, impostare limiti di stampa e individuare aree in cui è possibile ridurre i costi. Investire in questo tipo di software può portare a risparmi significativi nel lungo termine.

La scelta del font influisce sulle spese di stampa?

Sì, alcuni font consumano più inchiostro di altri. Per ridurre i costi, è consigliabile utilizzare font che risparmiano inchiostro, come Century Gothic o Ryman Eco.

È meglio stampare a colori o in bianco e nero?

Nella maggior parte dei casi, è preferibile stampare in bianco e nero, a meno che il colore non sia strettamente necessario. La stampa a colori è generalmente più costosa.

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