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Cómo reducir los costes de impresión

La impresión sigue siendo vital para muchas organizaciones; sin embargo, a menudo conlleva costes ambientales y financieros ocultos. Esta página ofrece estrategias prácticas para reducir los costes de impresión, desde soluciones de impresión en la nube hasta una mejor gestión de la impresión, al mismo tiempo que reduce los desechos y mejora la productividad. Aprenda a reducir los costes de impresión innecesarios, ahorrar recursos y aumentar su flexibilidad con opciones de impresión seguras basadas en la nube.

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Optimice sus costes de impresión

Se habla de una oficina sin papel desde hace años, pero es una predicción que todavía no se ha hecho realidad. El hecho es que el papel es una forma de comunicación muy eficaz: las investigaciones han demostrado que los índices de comprensión son mejores cuando se lee texto impreso que cuando se lee texto digital¹por lo que es poco probable que dejemos de imprimir en un futuro próximo.

Sin embargo, la impresión tiene costes financieros y ambientales para las empresas que deben gestionarse con cuidado. Se estima que las empresas gastan entre el uno y el tres por ciento de sus ingresos en impresión cada año.²Combine eso con la estadística de que alrededor del 50% ³De todos los residuos empresariales, el 44% es papel y el 44% de las impresiones son innecesarias.⁴Está claro que existe un potencial significativo para reducir tanto los costes de impresión como el impacto ambiental.

Formas de reducir los costes de impresión

Una de las formas más efectivas de reducir los costes de impresión es mejorar la gestión de impresión, y una de las formas más efectivas de mejorar la gestión de la impresión es adoptar una solución de Impresión en la nube. Porque una solución de impresión en la nube no requiere inversión en servidor de impresión. El ahorro en hardware puede ser inmediato.

La impresión en la nube ofrece muchas otras oportunidades para reducir los costes de impresión gracias a la mayor visibilidad y control que ofrece, como por ejemplo:

• Inicio de sesión de usuario – garantizar que sólo los usuarios autorizados puedan imprimir
• Establecer cuotas – asignar y monitorear las cuotas de impresión de los usuarios puede brindar datos útiles y hacer que los usuarios piensen dos veces antes de hacer clic en el botón de impresión
• Asignación de proyecto – los costes de copia e impresión se pueden asignar a centros de costes o proyectos específicos

Otras formas de reducir los costes de impresión incluyen:

• Impresión a doble cara – ofrece el potencial de reducir a la mitad el consumo de papel
• Minimizar el uso de la impresión en color – La impresión en color puede ser cinco veces más cara que la impresión monocromática, así que guárdela para cuando necesite impresionar, como para presentaciones a clientes
• Utilice la opción de impresión de borrador – para la mayoría de las impresiones diarias, la impresión borrador es perfectamente adecuada; también imprime más rápido que la impresión estándar
• Utilice el papel adecuado para el trabajo – utilice papeles de oficina de menor gramaje (normalmente de 75 u 80 g/m²) para la impresión monocromática diaria y guarde los papeles de mayor gramaje y más caros para la impresión en color

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Impresión sostenible a través de una mejor gestión

Dado que la gestión de la impresión en la nube ofrece a las empresas y a los usuarios un mayor control y visibilidad de la actividad de impresión, es menos probable que se impriman documentos de forma innecesaria. Por ejemplo, se descartarán menos documentos por contener errores y se dejarán menos documentos sin recoger en las impresoras.

Menos impresión también significa un menor uso de recursos (papel, tinta, tóner, cartuchos, electricidad), lo que reduce aún más el impacto medioambiental.

Cómo reducir los costes de impresión puede mejorar la productividad

Los beneficios de reducir los costes de impresión y el éxito de la impresión en la nube se puede percibir de muchas maneras. Para los departamentos de TI, significa que el tiempo que se hubiera invertido en tareas administrativas o de mantenimiento de las impresoras se puede utilizar de forma más productiva en otras áreas. Para los usuarios, significa que pueden imprimir de forma segura desde cualquier dispositivo conectado a Internet, desde cualquier ubicación, proporcionando la flexibilidad necesaria para soportar el trabajo remoto o híbrido.

Referencias

1 ScienceNewsExplores

2 CBS News

3 Business Waste

4 Intelsol

FAQ

¿Pueden las alternativas digitales ayudar a reducir la impresión?

Definitivamente. Puede reducir la impresión y ahorrar dinero guardando documentos como PDF o utilizando el almacenamiento en la nube.

¿El tipo de papel afecta a los costes de impresión?

Sí, el uso de papel de oficina estándar en lugar de opciones premium reducirá los costes. Otra opción rentable puede ser el papel reciclado.

¿Cuál es la ventaja de un software de gestión de impresión?

Esto ayuda a realizar un seguimiento del uso, establecer cuotas de impresión y encontrar áreas en las que se pueden reducir los costes. Se pueden hacer ahorros a largo plazo invirtiendo en dicho software.

¿Cómo afecta la selección de fuentes a los gastos de impresión?

Ciertas fuentes usan más tinta que otras. Para reducir costes, elija fuentes que ahorren tinta como Century Gothic o Ryman Eco.

¿Debo imprimir en color o en blanco y negro?

En la mayoría de los casos, es mejor ceñirse a la impresión en blanco y negro a menos que el color sea esencial. En última instancia, la impresión en color puede ser más cara.

A businesswoman shaking hands with a colleague in a cozy meeting room, finalizing a plan to implement cloud printing solutions to reduce IT costs.

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