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Wie man Druckkosten reduziert

Drucken ist für viele Unternehmen nach wie vor unverzichtbar, bringt aber oft versteckte finanzielle und ökologische Kosten mit sich. Auf dieser Seite finden Sie praktische Strategien zur Senkung der Druckkosten – von Cloud Printing-Lösungen bis hin zu einem verbesserten Print Management – bei gleichzeitiger Reduzierung von Abfall und Steigerung der Produktivität. Erfahren Sie, wie Sie unnötige Druckkosten senken, Ressourcen sparen und Ihre Flexibilität mit sicheren, cloudbasierten Druckoptionen erhöhen können.

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Wie man Druckkosten im Büro reduziert

Schon seit Jahren wird vom papierlosen Büro gesprochen, aber diese Vorhersage hat sich noch nicht bewahrheitet. Tatsache ist, dass gedruckte Texte eine äußerst effektive Form der Kommunikation sind – Studien haben gezeigt, dass das Verständnis beim Lesen von gedrucktem Text besser ist als bei digitalem Text¹. Es ist also unwahrscheinlich, dass wir in naher Zukunft auf das Drucken verzichten werden.

Allerdings verursacht das Drucken finanzielle und ökologische Kosten für Unternehmen, die sorgfältig behandelt werden müssen. Schätzungen zufolge geben Unternehmen jedes Jahr zwischen einem und drei Prozent ihres Umsatzes für das Drucken aus². Kombiniert man dies mit der Statistik, dass etwa 50 %³ des gesamten Geschäftsmülls aus Papier besteht und dass „44 % aller Ausdrucke unnötig sind“⁴, wird deutlich, dass es ein erhebliches Potenzial gibt, sowohl die Druckkosten im Büro als auch die Umweltbelastung zu senken.

Möglichkeiten zur Reduzierung von Druckkosten

Eine der effektivsten Möglichkeiten zur Senkung der Druckkosten ist die Verbesserung des Print Managements durch die Einführung einer Cloud Printing Drucklösung. Da eine Cloud-Drucklösung keine Investitionen in Print Server-Hardware erfordert, können Einsparungen sofort erfolgen.

Cloud Printing bietet zahlreiche weitere Möglichkeiten zur Senkung der Druckkosten, da es mehr Transparenz und Kontrolle bietet, wie z. B:

• Benutzerlogins – Stellen Sie sicher, dass nur authorisierte Benutzer drucken können

• Legen Sie Kontingente fest – Die Zuweisung und Überwachung von Benutzerdruckkontingenten kann nützliche Daten liefern und die Benutzer dazu bringen, zweimal zu überlegen, bevor sie auf die Drucktaste klicken
• Projektzuweisung – Kosten des Kopierens und Druckens können einer bestimmten Kostenstelle oder einem Projekt zugeordnet werden

Weitere Möglichkeiten zur Senkung der Druckkosten sind:

• Doppelseitiges Drucken – bietet das Potential, den Papierverbrauch zu halbieren
• Farbdruck minimieren – In Farbe zu drucken kann bis zu fünf mal so teuer sein wie in Schwarz-weiß. Behalten Sie es sich für die Fälle vor, in denen Sie beeindrucken wollen – wie zum Beispiel bei Kundenpräsentationen oder Handouts
• Entwurfsdruck benutzen – Für die meisten, alltäglichen Ausdrucke ist die Option Entwurfsdruck ausreichend; und es wird so auch noch schneller gedruckt
• Das richtige Papier für den richtigen Druck – Benutzen Sie dünneres Büropapier (75 oder 80 Gramm) für alltägliches Schwarz-weiß-Drucken und sparen Sie das schwerere, teurere Papier für Farbdrucke

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Nachhaltiges Drucken durch besseres Print Management

Da die Druckverwaltung in der Cloud Unternehmen und Nutzern mehr Kontrolle und Transparenz über die Druckaktivitäten bietet, wird es unwahrscheinlicher, dass Dokumente unnötig gedruckt werden. So werden beispielsweise weniger Dokumente verworfen, weil sie Fehler enthalten und weniger Dokumente an Druckern nicht abgeholt.

Weniger Druckvorgänge bedeuten auch einen geringeren Ressourcenverbrauch – Papier, Tinte, Toner, Patronen, Strom – und damit eine weitere Verringerung des ökologischen Fußabdrucks.

Wie das Reduzieren von Druckkosten die Produktivität beeinflussen kann

Die Vorteile vom Senken der Druckkosten durch Cloud Print sind in vielerlei Hinsicht spürbar. Für IT-Abteilungen bedeutet dies, dass die Zeit, die sonst für die Verwaltung oder die Wartung und Instandhaltung von Druckern aufgewendet werden müsste, anderweitig produktiver genutzt werden kann. Für die Benutzer bedeutet es, dass sie von jedem internetfähigen Gerät und von jedem Ort aus sicher drucken können , was die nötige Flexibilität für die Unterstützung von Remote- oder Hybrid-Arbeit bietet.

Quellen

1 ScienceNewsExplores

2 CBS News

3 Business Waste

4 Intelsol

FAQ

Können digitale Alternativen zur Verringerung des Druckvolumens beitragen?

Auf jeden Fall. Sie können den Druckaufwand reduzieren und Geld sparen, indem Sie Dokumente als PDF speichern oder Cloud-Speicher nutzen.

Wirkt sich die Papiersorte auf die Druckkosten aus?

Ja, die Verwendung von Standard-Büropapier anstelle von Premium-Papier kann die Kosten senken. Eine weitere kosteneffiziente Wahl kann Recyclingpapier sein.

Was ist der Vorteil einer Druckverwaltungssoftware?

Print Management-Software hilft dabei, die Nutzung zu verfolgen, Druckkontingente festzulegen und Bereiche zu finden, in denen die Kosten gesenkt werden können. Durch die Investition in eine solche Software können langfristige Einsparungen erzielt werden.

Wie wirkt sich die Wahl der Schriftart auf die Druckkosten aus?

Bestimmte Schriftarten verbrauchen mehr Tinte als andere. Um die Kosten zu senken, wählen Sie tintensparende Schriftarten wie Century Gothic oder Ryman Eco.

Soll ich in Farbe oder Schwarz-Weiß drucken?

In den meisten Fällen ist es am besten, beim Schwarz-Weiß-Druck zu bleiben, es sei denn, Farbe ist unerlässlich. Der Druck in Farbe kann letztlich teurer sein.

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