Beveiligd printen

Hoewel de arbeidsmarkt verandert en de printmarkt krimpt, blijft het printen van documenten essentieel voor veel bedrijven. Vooral nu, met mensen die op verschillende locaties werken, is het van cruciaal belang dat documenten veilig kunnen worden geprint vanuit elke locatie om te voorkomen dat belangrijke gegevens in gevaar komen. Op deze pagina kun je leren hoe je beveiligd printen kunt realiseren met onze pull-print technologie en Zero Trust-principes.

Contacteer ons

Wat is beveiligd printen?

Volgens een onderzoek uit 2023 beweert 61% van de organisaties dat ze dataverlies hebben ervaren als gevolg van onveilige printpraktijken. Een van de belangrijkste factoren die werd genoemd, was thuis printen en het niet veilig weggooien van vertrouwelijke informatie door werknemers.*

Nu personeelsbestanden steeds meer gedecentraliseerd raken, zijn thuis printen en op afstand printen gemeengoed geworden; echter, de printinfrastructuur van veel organisaties is niet meegegroeid, wat het risico op datalekken vergroot.

Om een veilige printomgeving te creëren, is het belangrijk verder te kijken dan alleen IT-beveiliging en firewalls – hoewel dat natuurlijk een onderdeel is – en de hele printprocedure onder de loep te nemen, van wie wat kan printen en vanaf waar, tot wat er gebeurt met het document zodra op ‘printen’ is geklikt.

Waarom printbeveiliging belangrijk is

Veel sectoren werken al lange tijd binnen een strikte nalevingscultuur als het gaat om vertrouwelijke informatie. Sinds 2018, met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), moeten alle entiteiten die persoonsgegevens van inwoners van de Europese Unie verzamelen of verwerken, voldoen aan regelgeving voor gegevensbeveiliging. Omdat de AVG van toepassing is op zowel gedrukte als digitale gegevens, is het essentieel om ervoor te zorgen dat printomgevingen veilig zijn.

Beveiligd cloudprinten

Hoewel veel organisaties hun IT-infrastructuur naar de cloud hebben verplaatst om te voldoen aan de flexibiliteitsvereisten van een hybride en vaak geografisch verspreid personeelsbestand, wordt de printinfrastructuur vaak over het hoofd gezien.

Als je al andere IT-middelen naar de cloud hebt gemigreerd, is er een sterk argument om ook de printinfrastructuur naar de cloud te verplaatsen, vooral voor bedrijven met beperkte of geen interne IT-ondersteuning.

Door over te schakelen naar een SaaS-printbeheersoplossing wordt elk aspect van het printproces, van het indienen van de opdracht tot aan het ophalen ervan, zorgvuldig verwerkt en opgenomen in een veilige cloudomgeving. Voordat je echter de overstap maakt, is het belangrijk om te controleren waar je gegevens worden opgeslagen. Als deze buiten de EU worden gehost, is het niet AVG-conform.

De cloudprintoplossingen van Toshiba maken bijvoorbeeld gebruik van Microsoft Azure, waarbij gegevens worden opgeslagen in ISO-gecertificeerde datacenters binnen de EU. Dit betekent dat de gegevens van je organisatie 24/7 worden beschermd tegen virussen en hackpogingen, en je hebt altijd een recente en werkende back-up. Dit is een beveiligingsniveau dat veel bedrijven anders moeilijk zouden kunnen bereiken.

Functies en voordelen van veilig cloudprinten

Cloud printing ondersteunt niet alleen beveiligd printen, maar kan ook bijdragen aan verbeterde productiviteit en minder verspilling. Hier zijn enkele redenen om te kiezen voor de cloud voor veilig documentprinten:

Pull printing

Gebruikers kunnen uit hun lijst met ingediende documenten kiezen welke ze willen ophalen en vrijgeven als printopdracht voor het apparaat

Zero-trust printing

Zorgt ervoor dat elke verbinding en elk verzoek om te printen wordt geverifieerd voordat toegang wordt verleend

Verbeterde productiviteit

Gebruikers kunnen een document naar de printer sturen zonder zich zorgen te maken over het snel ophalen ervan; ze kunnen doorgaan met werken totdat ze klaar zijn om de printopdracht vrij te geven

Minder verspilling

Omdat een opdracht pas wordt afgedrukt wanneer de gebruiker deze ophaalt of vrijgeeft, wordt het risico op achtergelaten documenten verminderd

Referentie

* quocirca.com

FAQ

Wat is beveiligd printen?

Beveiligd printen maakt gebruik van methoden om ervoor te zorgen dat documenten alleen worden afgedrukt wanneer dat is toegestaan, om vertrouwelijke gegevens te beschermen. Dit vereist vaak een pincode, wachtwoord of ID-kaart om een printopdracht af te drukken.

Waarom is beveiligd printen belangrijk?

Het beschermt vertrouwelijke informatie tegen ongeautoriseerde toegang, vermindert verspilling en voorkomt misbruik van printmiddelen. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven die met gevoelige gegevens werken.

Hoe werkt beveiligd printen?

Gebruikers sturen hun documenten naar een beveiligde printwachtrij. Om hun documenten op te halen, moeten ze zich authentiseren bij de printer, meestal met een pincode of ID-kaart.

Welke beveiligingsrisico's behandelt beveiligd printen?

Het zorgt ervoor dat gevoelige documenten niet onbeheerd worden achtergelaten of door een onbevoegd persoon worden opgehaald, wat het risico op datalekken en informatieverlies vermindert.

Beïnvloedt beveiligd printen de printsnelheid?

Er kan een kleine vertraging zijn omdat gebruikers zich moeten authenticeren, maar de extra beveiligingsvoordelen compenseren meestal het geringe ongemak.

Aan de slag

Voel je onzekerheid over je printbeveiliging?

Neem vandaag nog contact met ons op.

Contacteer ons