An authorisation lock screen, asking for username and password, pointing out to the importance of having the ability to print securely.

Secure Print

Anche se la forza lavoro sta cambiando e il mercato della stampa è in calo, stampare documenti rimane essenziale per molte aziende. Soprattutto oggi, con persone che lavorano da sedi diverse, è fondamentale poter stampare documenti in modo sicuro da qualsiasi luogo, per proteggere i dati importanti da possibili compromissioni. In questa pagina puoi scoprire come ottenere una stampa sicura grazie alla nostra tecnologia di stampa pull e ai principi del modello Zero Trust.

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Cos'è la stampa sicura?

Secondo uno studio del 2023, il 61% delle organizzazioni dichiara di aver subito perdite di dati a causa di pratiche di stampa non sicure.
Uno dei principali fattori citati è stato l’uso della stampa domestica e la mancata eliminazione sicura delle informazioni riservate da parte dei lavoratori.*

Con una forza lavoro sempre più decentralizzata, la stampa da casa e da remoto è diventata una pratica comune; tuttavia, molte infrastrutture di stampa aziendali non sono riuscite a tenere il passo, aumentando così il rischio di violazioni dei dati.

Per creare un ambiente di stampa sicuro, è importante andare oltre la sicurezza IT e i firewall – che ovviamente restano fondamentali – e considerare l’intero processo di stampa: da chi può stampare cosa e da dove, fino a cosa succede al documento una volta cliccato “stampa”.

Hands typing on a keyboard with secure network icons, symbolizing secure printing.

Perché la sicurezza della stampa è importante

Molti settori operano da tempo in un contesto di rigorosa conformità quando si tratta di informazioni riservate. Tuttavia, dal 2018, con l’introduzione del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), qualsiasi entità che raccolga o tratti dati personali di residenti dell’Unione Europea è tenuta a rispettare precise normative sulla sicurezza dei dati. Poiché il GDPR si applica sia ai dati digitali che a quelli stampati, è fondamentale garantire che anche gli ambienti di stampa siano sicuri

Secure cloud printing

Sebbene molte organizzazioni abbiano già spostato la propria infrastruttura IT nel cloud per supportare le esigenze di flessibilità di una forza lavoro ibrida e spesso distribuita geograficamente, l’infrastruttura di stampa è stata spesso trascurata.

Se hai già migrato altri asset IT nel cloud, ci sono validi motivi per fare lo stesso anche con l’infrastruttura di stampa, soprattutto per le aziende con risorse IT interne limitate o assenti.

Passando a una soluzione SaaS per la gestione della stampa, ogni fase del processo – dalla richiesta di stampa al ritiro del documento – viene gestita in modo sicuro all’interno di un ambiente cloud protetto.
Tuttavia, prima di effettuare la transizione, è importante verificare dove verranno archiviati i tuoi dati: se l’hosting è al di fuori dell’UE, non sarà conforme al GDPR.

Le soluzioni Toshiba cloud printing, ad esempio, utilizzano Microsoft Azure, dove i dati vengono archiviati in data center certificati ISO all’interno dell’Unione Europea.
Ciò significa che i dati della tua organizzazione sono protetti 24 ore su 24 da virus e tentativi di hacking, e che avrai sempre a disposizione un backup recente e funzionante. Si tratta di uno standard di sicurezza che molte aziende, altrimenti, faticherebbero a raggiungere.

Caratteristiche e benefici del secure cloud printing

Il cloud printing non supporta solo la stampa sicura, ma può anche contribuire a migliorare la produttività e a ridurre gli sprechi.
Ecco alcuni dei motivi per cui scegliere il cloud per la stampa sicura dei documenti:

Pull printing

Dall’elenco dei documenti inviati, gli utenti possono scegliere quali desiderano richiamare e rilasciare come lavoro per il dispositivo di stampa

Zero-trust printing

Garantisce che ogni connessione e richiesta di stampa venga verificata prima che venga concesso l’accesso

Maggiore produttività

Gli utenti possono inviare un documento in stampa senza doversi preoccupare di correre alla stampante per recuperarlo; possono invece continuare a lavorare fino a quando sono pronti a rilasciare il lavoro di stampa

Riduzione degli sprechi

Poiché un lavoro viene stampato solo quando l’utente lo richiama o lo rilascia, si riduce il rischio che i documenti vengano abbandonati

Riferimenti:

* quocirca.com

FAQ

Cos'è la stampa sicura?

La stampa sicura utilizza metodi per garantire che i documenti vengano stampati solo quando autorizzati, proteggendo così i dati riservati. Spesso richiede l’inserimento di un PIN, una password o l’uso di un badge identificativo per approvare il lavoro di stampa.

Perché la stampa sicura è importante?

Protegge le informazioni riservate da accessi non autorizzati, riduce gli sprechi e previene l’uso improprio delle risorse di stampa. È particolarmente importante per le aziende che trattano dati sensibili.

Come funziona la stampa sicura?

Gli utenti inviano i documenti a una coda di stampa sicura. Per recuperare i documenti, devono autenticarsi presso la stampante, solitamente tramite PIN o badge identificativo.

Quali rischi per la sicurezza affronta la stampa sicura?

Evita che documenti sensibili vengano lasciati incustoditi o ritirati da persone non autorizzate, prevenendo così violazioni dei dati e fughe di informazioni.

La stampa sicura rallenta la stampa?

Potrebbe esserci un leggero ritardo dovuto all’autenticazione dell’utente, ma i benefici in termini di sicurezza compensano ampiamente questo piccolo inconveniente.

Three professionals are engaged in a discussion sitting around the glass table, collaborating on print management strategies.

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