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Secure Document Printing

Proteggi i tuoi dati sul lavoro. Scopri come mantenere i tuoi documenti al sicuro nell’attuale ambiente di lavoro in continua evoluzione. Approfondisci i potenziali rischi per la sicurezza e come proteggerti grazie alla tecnologia di stampa pull, alla crittografia end-to-end e a moderni e robusti software di gestione della stampa.

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Cos'è la stampa sicura dei documenti?

La necessità di creare un ambiente di stampa sicuro è diventata una priorità per molte organizzazioni negli ultimi anni. Ciò è stato in parte determinato dall’evoluzione continua delle minacce informatiche, ma anche dai cambiamenti nel mondo del lavoro. Con l’adozione sempre più diffusa di modelli di lavoro da remoto o ibridi, è aumentata l’attenzione su come e dove stampiamo i documenti di lavoro, e su cosa accade a quei documenti una volta stampati.

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Quali sono i potenziali rischi per la sicurezza della stampa?

I rischi per la sicurezza della stampa sono maggiori in un ambiente di stampa diretta, dove non è installato alcun software di gestione della stampa e i documenti vengono stampati automaticamente dopo che l’utente ha cliccato su ‘stampa’. Gran parte del rischio è legato all’errore umano:

Come ad esempio:

• Lavori di stampa abbandonati o dimenticati
• Selezione della stampante sbagliata
• Documenti gettati nel cestino invece di essere smaltiti attraverso i canali appropriati

Oltre all’aspetto legato allo spreco, questo approccio disinvolto alla stampa comporta il rischio che documenti riservati finiscano nelle mani sbagliate.

Come stampare i documenti in sicurezza

Il software di gestione della stampa disponibile tramite il cloud printing SaaS elimina gran parte del rischio di errore umano grazie ai numerosi controlli di sicurezza disponibili:

Crittografia end-to-end, dalla trasmissione del lavoro di stampa fino alla stampa effettiva
Software di gestione della stampa per controllare e monitorare gli accessi
Architettura zero-trust – gli utenti devono autenticarsi ogni volta che stampano, ad esempio tramite autenticazione con badge, PIN, smartphone o nome utente e password
I lavori di stampa vengono rilasciati o “richiamati” per la stampa solo quando l’utente è fisicamente presente alla stampante e ha effettuato l’accesso

Naturalmente, una volta stampato il documento, la responsabilità torna all’essere umano. È quindi fondamentale introdurre e far rispettare politiche e procedure di stampa sicura.

C'è una differenza tra stampa sicura e pull print?

La possibilità di stampare in modo sicuro è uno dei principali vantaggi del software di stampa cloud.
Consente di mantenere un lavoro di stampa in coda e di rilasciarlo solo quando l’utente ha effettuato l’autenticazione e si trova fisicamente davanti alla stampante.

La pull print è altrettanto sicura, ma invece di essere assegnato a una stampante specifica, il lavoro può essere “richiamato” su qualsiasi stampante abilitata presente nell’ambiente di lavoro dell’utente. È una funzionalità particolarmente utile per i lavoratori che si spostano tra diverse sedi.

FAQ

Cos'è la stampa sicura dei documenti?

La stampa sicura dei documenti garantisce che solo le persone autorizzate possano accedere ai documenti stampati. Solitamente richiede metodi di autenticazione, come codici di accesso o badge magnetici, per autorizzare il rilascio dei lavori di stampa.

Perché è importante proteggere i documenti stampati?

Proteggere i documenti stampati impedisce l’accesso non autorizzato a informazioni riservate, riducendo il rischio di violazioni dei dati e contribuendo al rispetto delle normative sulla protezione dei dati.

Come funziona la stampa sicura dei documenti?

La stampa sicura prevede che l’utente verifichi la propria identità direttamente sulla stampante prima che i documenti vengano rilasciati. Questo processo può includere l’inserimento di un codice o l’utilizzo di un badge identificativo aziendale.

Quali tipi di documenti richiedono la stampa sicura?

Qualsiasi documento contenente informazioni sensibili, come dati finanziari, personali, sanitari o materiali riservati, dovrebbe essere stampato in modo sicuro.

Come posso garantire la sicurezza del mio ambiente di stampa?

Per mantenere un ambiente di stampa sicuro, è consigliabile aggiornare regolarmente il software delle stampanti, utilizzare password robuste, limitare l’accesso agli utenti autorizzati, inviare i dati in forma criptata e monitorare i log di utilizzo per rilevare eventuali attività sospette.

Three professionals are engaged in a discussion sitting around the glass table, collaborating on print management strategies.

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