An image of a fingerprint surrounded by the digital icons, highlighting the need of a secure printing solution.

Asiakirjojen tietoturvallinen tulostus

Suojaa tiedot työssäsi. Pidä asiakirjasi turvassa nykypäivän muuttuvassa työympäristössä. Opi lisää mahdollisista tietoturvariskeistä ja kuinka suojautua niiltä turvatulostuksella, päästä päähän -salauksen ja nykyaikaisen tulostuksenhallintaohjelmiston avulla.

Ota yhteyttä

Tietoturvallisen tulostusympäristön varmistaminen

Tietoturvallisen tulostusympäristön varmistamisen tarve on noussut monien organisaatioiden prioriteettilistalla viime vuosina. Tämä johtuu osittain jatkuvasti lisääntyvistä kyberuhkista, mutta myös työnluonteen muuttumisesta. Kun yhä useampi meistä tekee etä- tai hybridityötä, se, miten ja missä tulostamme työhön liittyviä asiakirjoja ja mitä niille tapahtuu tulostamisen jälkeen, on noussut tärkeäksi huomion kohteeksi.

Hand holding a glowing alert symbol surrounded by different icons, symbolizing the need for secure document printing solutions.

Mitä tietoturvariskejä tulostamiseen liittyy?

Tulostuksen tietoturvariskit ovat suurimmat sellaisessa tulostusympäristössä, jossa tulostuksenhallintaohjelmistoa ei ole asennettu ja asiakirjat vapautetaan tulostettavaksi automaattisesti sen jälkeen, kun käyttäjä on valinnut ’tulosta’. Suuri osa riskistä on seurausta inhimillisistä virheistä:

• Hylätyt tai unohdetut tulostustyöt
• Väärän tulostimen valinta
• Asiakirjat heitetään roskiin sen sijaan, että ne hävitettäisiin asianmukaisilla tavoilla

Tulostimelle lojumaan jäävien tulostustöiden lisäksi huoleton suhtautuminen tulostamiseen aiheuttaa riskin, että luottamukselliset asiakirjat päätyvät vääriin käsiin.

Miten tulostaa tietoturvalliesti

Tulostuksenhallintaohjelmisto, joka on saatavilla SaaS-pilvitulostuksen myötä, poistaa suuren osan inhimillisen virheen aiheuttamista riskeistä useiden saatavilla olevien turvatoimintojen ansiosta:

Päästä päähän -salaus, tulostustyön lähettämisestä tulostamiseen
Tulostuksenhallintaohjelmisto pääsyn hallintaan ja valvontaan
Zero-trust-arkkitehtuuri – käyttäjien on todistettava henkilöllisyytensä aina tulostaessaan esimerkiksi korttitunnistautumisen, PIN-koodin, matkapuhelimen tai käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla
Tulostustyöt vapautetaan tai valitaan tulostettavaksi vasta, kun käyttäjä on tulostimen äärellä ja kirjautunut sisään

Kuitenkin sen jälkeen, kun asiakirja on tulostettu, vastuu siirtyy jälleen ihmisille, joten on tärkeää ottaa käyttöön ja valvoa turvallisia tulostuskäytäntöjä ja -menettelytapoja.

Onko turvatulostuksen ja Pull printing -tulostuksen välillä eroa?

Turvatulostus on pilvitulostusohjelmiston keskeinen etu. Se mahdollistaa tulostustyön pitämisen jonossa ja vapauttamisen tulostettavaksi vasta, kun käyttäjä on vahvistanut henkilöllisyytensä ja on fyysisesti tulostimen äärellä.

Pull printing -tulostus on yhtä tietoturvallinen, mutta sen sijaan, että tulostustyö kohdistettaisiin yhteen tiettyyn tulostimeen, se voidaan lähettää mihin tahansa käytössä olevaan tulostimeen käyttäjän työpaikalla. Tämä toiminto on erityisen hyödyllinen niille työntekijöille, jotka liikkuvat eri paikkojen välillä.

FAQ

Mitä on turvallinen asiakirjatulostus?

Asiakirjojen turvallinen tulostus takaa, että vain valtuutetut henkilöt pääsevät käsiksi tulostettuihin asiakirjoihin. Se vaatii yleensä todennusmenetelmiä, kuten pääsykoodin tai henkilökortin, joilla tulostustöitä voidaan vapauttaa.

Miksi asiakirjojen suojaaminen on tärkeää?

Asiakirjojen suojaaminen estää luvattoman pääsyn luottamuksellisiin tietoihin, minimoi tietomurtojen riskin ja täyttää tietosuojamääräykset.

Miten turvallinen asiakirjatulostus toimii?

Turvatulostus tarkoittaa, että käyttäjät vahvistavat henkilöllisyytensä tulostimella ennen asiakirjojen vapauttamista. Tämä tarkoittaa yleensä pääsykoodin syöttämistä tai työntekijän henkilökortin vilauttamista laitteella.

Millaiset asiakirjat vaativat turvatulostusta?

Kaikki asiakirjat, jotka sisältävät arkaluontoisia tietoja, kuten taloustietoja, henkilökohtaisia ja terveydellisiä tietoja tai omistusoikeudellisia materiaaleja, on tulostettava tietoturvallisesti.

Kuinka voin varmistaa, että tulostusympäristöni on tietoturvallinen?

Suojauksen ylläpitämiseksi päivitä tulostinohjelmisto säännöllisesti, ota käyttöön vahvat salasanat, rajoita valtuutettujen käyttäjien oikeuksia, varmista, että tietosi lähetetään salattuna, ja seuraa käyttölokeja epäilyttävän toiminnan varalta.

Three professionals are engaged in a discussion sitting around the glass table, collaborating on print management strategies.

Aloita

Kaipaako yrityksesi asiakirjatulostuksen tietoturva parantamista?

Ota yhteyttä.

Ota yhteyttä