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Impresión segura de documentos

Proteja sus datos en el trabajo. Descubra cómo mantener sus documentos seguros en el cambiante entorno laboral actual. Obtenga más información sobre los posibles riesgos de seguridad y cómo protegerse de ellos con la ayuda de la tecnología de impresión pull, el cifrado de extremo a extremo y un software de gestión de impresión moderno y sólido.

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Qué es la impresión segura de documentos?

La necesidad de crear un entorno de impresión seguro ha pasado a ocupar un lugar destacado en la lista de prioridades de muchas organizaciones en los últimos años. Esto se debe, en parte, al panorama de amenazas cibernéticas en constante evolución, pero también al cambiante panorama del trabajo. Ahora que cada vez somos más los que adoptamos un modelo de trabajo remoto o híbrido, se ha puesto de relieve cómo y dónde imprimimos los documentos relacionados con el trabajo y qué sucede con esos documentos una vez impresos.

Hand holding a glowing alert symbol surrounded by different icons, symbolizing the need for secure document printing solutions.

¿Cuáles son los posibles riesgos de seguridad de la impresión?

Los riesgos de seguridad de la impresión son mayores en un entorno de impresión directa en el que no se instala ningún software de gestión de impresión y los documentos se liberan para imprimir automáticamente después de que el usuario hace clic en «imprimir». Gran parte del riesgo se debe a errores humanos:

• Trabajos de impresión abandonados u olvidados
• Selección de la impresora equivocada
• Documentos tirados a la basura en lugar de eliminarlos en los canales adecuados Además del potencial aspecto del desperdicio, este enfoque casual de la impresión presenta el riesgo de que los documentos confidenciales caigan en las manos equivocadas.

Cómo imprimir documentos de forma segura

El software de gestión de impresión disponible a través de SaaS para impresión en la nube elimina gran parte del riesgo de error humano gracias a los múltiples controles de seguridad disponibles:

Cifrado de extremo a extremo, desde el envío del trabajo hasta la impresión
Software de gestión de impresión para controlar y monitorear el acceso
Arquitectura de confianza cero: los usuarios deben autenticarse cada vez que imprimen usando, por ejemplo, autenticación de tarjeta, PIN, teléfono móvil o nombre de usuario y contraseña
Los trabajos de impresión se liberan o se "extraen" para imprimir solo cuando el usuario está frente a la impresora y ha iniciado sesión

Por supuesto, una vez que se ha impreso un documento, nuevamente depende de los humanos, por lo que también es importante introducir y aplicar políticas y procedimientos en la impresión segura.

¿Existe alguna diferencia entre impresión segura e impresión pull?

La capacidad de imprimir de forma segura es una ventaja clave del software de impresión en la nube. Permite que un trabajo de impresión se mantenga en una cola y se libere para imprimir solo cuando el usuario haya autenticado su identidad y se encuentre físicamente frente a la impresora.

La impresión pull es igualmente segura, pero en lugar de asignar el trabajo de impresión a una impresora específica, se puede «descargar» a cualquier impresora habilitada en el lugar de trabajo del usuario. Es una funcionalidad que resulta especialmente útil para los trabajadores que se trasladan de un lugar a otro.

FAQ

¿Qué es la impresión segura de documentos?

La impresión segura de documentos garantiza que solo las personas autorizadas tengan acceso a los documentos impresos. Por lo general, requiere métodos de autenticación, como códigos de acceso o tarjetas magnéticas para permitir que se liberen los trabajos de impresión.

¿Por qué es importante proteger los documentos impresos?

La protección de los documentos impresos evita el acceso no autorizado a la información confidencial, minimizando el riesgo de violaciones de datos y cumple con la normativa de protección de datos.

¿Cómo funciona la impresión segura de documentos?

La impresión segura implica que los usuarios verifiquen su identidad en la impresora antes de que se publiquen sus documentos. Este proceso puede incluir la introducción de un código de acceso o la utilización de una tarjeta de identificación de empleado.

¿Qué tipos de documentos requieren impresión segura?

Cualquier documento que incluya información confidencial, como registros financieros, datos personales y médicos, o materiales patentados, debe imprimirse de forma segura.

¿Cómo puedo asegurarme de que mi entorno de impresión es seguro?

Para mantener la seguridad, actualice regularmente el software de la impresora, implemente contraseñas seguras, restrinja el acceso a los usuarios autorizados, asegúrese de que sus datos se envíen cifrados y supervise los registros de uso para detectar cualquier actividad sospechosa.

Three professionals are engaged in a discussion sitting around the glass table, collaborating on print management strategies.

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