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Secure Document Printing

Schützen Sie Ihre Daten bei der Arbeit. Finden Sie heraus, wie Sie Ihre Dokumente in der heutigen, sich ständig weiterentwickelnden Arbeitsumgebung schützen können. Erfahren Sie mehr über potenzielle Sicherheitsrisiken und wie Sie sich mit Hilfe von Pull-Print-Technologie, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und moderner, robuster Print Management-Software vor ihnen schützen können.

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Was ist Secure Document Printing?

Die Notwendigkeit, eine sichere Druckumgebung zu schaffen, ist in den letzten Jahren auf der Prioritätenliste vieler Unternehmen ganz nach oben gerückt. Dies ist zum Teil auf die sich ständig weiterentwickelnde Cyber-Bedrohungslandschaft zurückzuführen, aber auch auf die sich verändernde Arbeitswelt. Da immer mehr von uns aus der Ferne oder in hybriden Arbeitsumgebungen arbeiten, ist die Frage, wie und wo wir arbeitsbezogene Dokumente drucken und was mit diesen Dokumenten geschieht, nachdem sie gedruckt wurden, in den Mittelpunkt gerückt.

Hand holding a glowing alert symbol surrounded by different icons, symbolizing the need for secure document printing solutions.

Wo liegen die potenziellen Sicherheitsrisiken beim Drucken?

In einer direkten Druckumgebung, in der keine Print Management-Software installiert ist und die Dokumente automatisch zum Druck freigegeben werden, nachdem der Benutzer auf „Drucken“ geklickt hat, sind die Risiken für die Drucksicherheit höher. Ein Großteil des Risikos ist auf menschliches Versagen zurückzuführen:

• Liegengelassene oder vergessene Druckaufträge
• Auswahl des falschen Druckers
• Dokumente, die in den Mülleimer geworfen werden, anstatt sie über die richtigen Kanäle zu entsorgen

Abgesehen von der potenziellen Verschwendung birgt dieser ungezwungene Umgang mit Druckaufträgen auch das Risiko, dass vertrauliche Dokumente in falsche Hände geraten.

Wie Sie Dokumente sicher drucken

Die durch Cloud-Printing verfügbare Print Management-Software eliminiert dank zahlreicher Sicherheitskontrollen einen Großteil des Risikos menschlicher Fehler:

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von der Auftragsübermittlung bis zum Druck
Print Management Software zur Steuerung und Überwachung des Zugriffs
Zero-Trust-Architektur - Benutzer müssen sich bei jedem Druckvorgang authentifizieren, z. B. durch Kartenauthentifizierung, PIN, Mobiltelefon oder Benutzernamen und Passwort
Druckaufträge werden nur dann zum Drucken freigegeben oder „gezogen“, wenn der Benutzer am Drucker steht und sich angemeldet hat

Sobald ein Dokument gedruckt wurde, ist es natürlich wieder in der Hand des Menschen. Deshalb ist es wichtig, auch Richtlinien und Verfahren für sicheres Drucken einzuführen und durchzusetzen.

Gibt es einen Unterschied zwischen sicherem Drucken und Pull-Print?

Die Möglichkeit, sicher zu drucken, ist ein wesentlicher Vorteil von Cloud Printing-Software. Sie ermöglicht es, einen Druckauftrag in einer Warteschlange zu halten und erst dann zum Druck freizugeben, wenn sich der Benutzer authentifiziert hat und physisch am Drucker steht.

Das Pull-Printing ist ebenso sicher, aber anstatt den Druckauftrag einem bestimmten Drucker zuzuweisen, kann er auf jeden aktivierten Drucker am Arbeitsplatz des Benutzers „gezogen“ werden. Diese Funktion ist besonders hilfreich für Mitarbeiter, die zwischen verschiedenen Standorten wechseln.

FAQ

Was ist Secure Document Printing?

Secure Document Printing gewährleistet, dass nur befugte Personen Zugang zu den gedruckten Dokumenten haben. In der Regel sind Authentifizierungsmethoden wie Zugangscodes oder Magnetkarten erforderlich, damit Druckaufträge freigegeben werden können.

Warum ist es wichtig, gedruckte Dokumente zu sichern?

Die Sicherung von gedruckten Dokumenten verhindert den unbefugten Zugriff auf vertrauliche Informationen, minimiert das Risiko von Datenschutzverletzungen und erfüllt Datenschutzbestimmungen.

Wie funktioniert Secure Document Printing?

Beim Secure Document Printing müssen die Benutzer ihre Identität am Drucker überprüfen, bevor ihre Dokumente freigegeben werden. Dieser Vorgang kann die Eingabe eines Passcodes oder die Verwendung eines Mitarbeiterausweises beinhalten.

Welche Art von Dokumenten benötigen Secure Document Printing?

Alle Dokumente, die sensible Informationen enthalten, wie z. B. Finanzunterlagen, persönliche und medizinische Daten oder geschütztes Material, sollten sicher gedruckt werden.

Wie kann ich sicherstellen, dass meine Druckumgebung sicher ist?

Um die Sicherheit zu gewährleisten, sollten Sie die Druckersoftware regelmäßig aktualisieren, sichere Passwörter verwenden, den Zugriff auf autorisierte Benutzer beschränken, sicherstellen, dass Ihre Daten verschlüsselt übertragen werden, und die Nutzungsprotokolle auf verdächtige Aktivitäten überwachen.

Three professionals are engaged in a discussion sitting around the glass table, collaborating on print management strategies.

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