An authorisation lock screen, asking for username and password, pointing out to the importance of having the ability to print securely.

Secure Printing

Obwohl sich die Arbeitswelt verändert und der Druckermarkt schrumpft, ist das Drucken von Dokumenten für viele Unternehmen nach wie vor unerlässlich. Vor allem heute, wo die Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus arbeiten, ist es wichtig, dass Dokumente von jedem Ort aus sicher gedruckt werden können, damit wichtige Daten nicht gefährdet werden. Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie mit unserer Pull-Print-Technologie und den Zero-Trust-Prinzipien sicher drucken können.

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Was ist sicheres Drucken?

Laut einer Studie aus dem Jahr 2023 geben 61 % der Unternehmen an, dass sie aufgrund unsicherer Druckpraktiken Datenverluste erlitten haben. Als einer der Hauptfaktoren wurden das Drucken von zu Hause und die unsichere Entsorgung vertraulicher Informationen durch die Mitarbeiter genannt.*

Mit der zunehmenden Dezentralisierung der Belegschaft sind das Drucken von zu Hause aus und das Ferndrucken alltäglich geworden; die Druckinfrastruktur vieler Unternehmen hat jedoch nicht Schritt gehalten, was das Risiko von Datenverletzungen erhöht.

Um eine sichere Druckumgebung zu schaffen, ist es wichtig, nicht nur die IT-Sicherheit und Firewalls zu berücksichtigen – obwohl das natürlich auch dazu gehört -, sondern den gesamten Druckprozess: von der Frage, wer was und von wo aus drucken darf, bis hin zu der Frage, was mit dem Dokument geschieht, nachdem man auf „Drucken“ geklickt hat.

Hands typing on a keyboard with secure network icons, symbolizing secure printing.

Warum sicheres Drucken wichtig ist

In vielen Branchen herrscht seit langem eine strenge Compliance-Kultur, wenn es um vertrauliche Informationen geht. Doch seit 2018 und der Einführung der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) muss jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten von Einwohnern der Europäischen Union sammelt oder verarbeitet, diese Vorschriften zur Datensicherheit einhalten. Da die DSGVO sowohl für gedruckte als auch für digitale Daten gilt, muss unbedingt sichergestellt werden, dass die Druckumgebung sicher ist.

Sicheres Cloud Printing

Während viele Unternehmen ihre IT-Infrastruktur in die Cloud verlagert haben, um die Flexibilitätsanforderungen einer hybriden und oft geografisch verteilten Belegschaft zu erfüllen, wurde die Druckinfrastruktur oft übersehen.

Wenn Sie bereits andere IT-Ressourcen in die Cloud verlagert haben, spricht vieles dafür, auch die Druckinfrastruktur in die Cloud zu verlagern, insbesondere für Unternehmen mit begrenztem oder gar keinem internen IT-Support.

Durch den Wechsel zu einer SaaS-Print-Management-Lösung wird jeder Aspekt des Druckprozesses, von der Auftragsübermittlung bis zur Abholung, sorgfältig verarbeitet und in einer sicheren Cloud-Umgebung untergebracht. Bevor Sie die Umstellung vornehmen, sollten Sie jedoch prüfen, wo Ihre Daten gespeichert werden. Wenn sie außerhalb der EU gehostet werden, sind sie nicht DSGVO-konform.

Toshibas Cloud Printing Lösungen nutzen beispielsweise Microsoft Azure, wo die Daten in ISO-zertifizierten Rechenzentren innerhalb der EU gespeichert werden. Das bedeutet, dass die Daten Ihres Unternehmens rund um die Uhr vor Viren und Hackerangriffen geschützt sind und Sie immer über eine aktuelle und funktionierende Datensicherung verfügen. Das ist ein Sicherheitsstandard, der für viele Unternehmen sonst nur schwer zu erreichen wäre.

Merkmale und Vorteile des sicheren Cloud Printings

Das Drucken in der Cloud unterstützt nicht nur sicheres Drucken, sondern kann auch zu höherer Produktivität und weniger Abfall beitragen. Hier sind nur einige der Gründe, die für den sicheren Dokumentendruck in der Cloud sprechen:

Pull Printing

Aus der Liste der eingereichten Dokumente können die Benutzer auswählen, welche sie als Auftrag für das Druckgerät freigeben möchten.

Zero-Trust Printing

Stellt sicher, dass jede Verbindung und jeder angefragte Druckauftrag überprüft wird, bevor der Zugriff gewährt wird.

Verbesserte Produktivität

Benutzer können ein Dokument zum Drucken senden, ohne direkt zum Drucker eilen zu müssen, um es abzuholen; stattdessen können sie weiterarbeiten, bis sie bereit sind, den Druckauftrag freizugeben.

Weniger Abfall

Da ein Auftrag nur dann gedruckt wird, wenn der Benutzer ihn abruft oder freigibt, wird das Risiko, dass ein Dokument liegen bleibt, verringert.

Quelle

* quocirca.com

FAQ

Was ist Secure Print?

Beim Secure Print wird sichergestellt, dass Dokumente nur gedruckt werden, wenn dies genehmigt wurde, um vertrauliche Daten zu schützen. Oft ist eine PIN, ein Passwort oder eine ID-Karte erforderlich, um einen Druckauftrag zu genehmigen.

Warum ist sicheres Drucken wichtig?

Es schützt vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff, minimiert den Abfall und verhindert den Missbrauch von Druckressourcen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die mit sensiblen Daten umgehen.

Wie funktioniert Secure Print?

Benutzer senden ihre Dokumente an eine sichere Druckwarteschlange. Um ihre Dokumente abzurufen, müssen sie sich am Drucker authentifizieren, in der Regel mit einer PIN oder einer ID-Karte.

Welche Sicherheitsrisiken werden durch Secure Print beseitigt?

Dadurch wird sichergestellt, dass vertrauliche Dokumente nicht unbeaufsichtigt liegen bleiben oder von Unbefugten mitgenommen werden. So wird das Risiko von Datendiebstählen und Informationslecks vermieden.

Beeinträchtigt Secure Print die Druckgeschwindigkeit?

Es kann zu einer leichten Verzögerung kommen, da sich die Benutzer authentifizieren müssen, aber die zusätzlichen Sicherheitsvorteile wiegen diese kleinen Unannehmlichkeiten in der Regel wieder auf.

Three professionals are engaged in a discussion sitting around the glass table, collaborating on print management strategies.

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